Darba tikšanās ir briesmīgas. Lūk, kā padarīt tos labāk.

Mēģinot saprast, kāpēc tik grūti sēž sanāksmes, tas var palīdzēt izmantot mūsu strauji sarūkošo zivsaimniecību analoģiju. Zvejniekam nav nekādu stimulu pārtraukt zveju, un valstis nevar pilnībā vienoties par to, kas ir atbildīgs par to, kuras zivis ir to jurisdikcijā. Un tā, neviens neko nedara, lai uzlabotu situāciju, visticamāk, aplaupot nākamās paaudzes iespēju uzmākties uz pikantu tunzivju rullīšiem un grilētiem zobenzivīm, ko mēs baudījām tik lielā pārpilnībā.

Līdzīga problēma skar darba vietas sanāksmes. Lai gan lielākajai daļai sanāksmju ir de facto vadītājs, kāds vada šo izrādi, nekad šīs personas darbs nav „izdomāt, kā rīkot labas tikšanās.” Cilvēki ir arī pieņēmuši pašreizējo situāciju kā neizbēgami. vienmēr esat iesūcis, tad kāpēc tērēt laiku, cenšoties tos padarīt labākus? Tā rezultātā viņi turpināja aizpildīt mūsu grafikus darba vietas traģēdijā.

„Tā ir pieņemta vide,” stāsta Džozefs Allens, Nebraskas Universitātes rūpnieciskās un organizatoriskās psiholoģijas profesors Omaha. Apgrieztā. „Mēs zinām, ka viņiem ir jābūt, bet mēs neatrodam daudz enerģijas. Un, ja visi sanāksmes dalībnieki nepieliek pūles, lai padarītu to labāku, tad tas nemainīsies … un tas ir dīvaini, kad kāds mēģina tos padarīt labākus. ”

Tā kā mūsu spējas sazināties viens ar otru gadu laikā ir uzlabojušās, ironiskā veidā, laika, ko mēs pavadījām sanāksmēs, faktiski ir uzpūsties. Darbinieki sanāksmēs tagad pavada vidēji 23 stundas nedēļā, sākot no mazāk nekā 10 gadiem 60. gados. Septiņdesmit viens procents no augstākā līmeņa vadītājiem, kas tika aptaujāti nesenajā pētījumā, ko minēja Harvard Business Review teica, ka sanāksmes ir neefektīvas un neproduktīvas. Gandrīz tikpat daudzi minētie sanāksmes arī turēja viņus no sava darba. Allens, kurš kopā ar dažiem kolēģiem Klemsonas universitātē nesen pabeidza vispusīgu pārskatu par gandrīz 200 zinātnisko rakstu par sanāksmēm, saka, ka tas ir pārāk daudz stundu. Viņu atklājumi nesen tika publicēti žurnālā Pašreizējie psiholoģijas zinātnes virzieni.

Tas, ka sanāksmes bieži ir kaitinošas vai nevajadzīgas, nenozīmē, ka tās ir nebūtiskas.

„Mums ir jāsaņem cilvēki ar atšķirīgu informāciju par šo problēmu, lai sapulcētos un atrastu cerīgu novatorisku un radošu risinājumu,” stāsta Allens. Apgrieztā. “Sanāksmes ļauj mums sadarboties, palīdzēt mums iegūt nepieciešamos resursus projektam, pieņemt lēmumus. Tie patiešām ir ļoti svarīgi. Bet mums ir jābūt ļoti uzmanīgiem par pārmērīgu izmantošanu. ”

Vēl viena sanāksmju problēma ir tā, ka, neraugoties uz to, ka tie ir neapmierinoši un būtiski, tie patiesībā nav visi labi izpētītie. Par šo tēmu, Allen un viņa komanda pārbaudīja katrs papīrs, ko viņi varēja atrast kopš 2006. gada, kas ir nedaudz mazāk nekā 200. Tas var šķist daudz, bet, ja jūs uzskatāt, ka vairāk nekā 1000 dokumenti ir publicēti par vadību kopš pagājušais gads vienatnē, un jūs sākat saprast, ka patiesībā mēs nezinām tik daudz par to, kā rīkot labu tikšanos, kā mums vajadzētu.

Par laimi, 200 pētījumi, kurus Allens un viņa komanda pārbaudīja darīja piedāvā dažas vadlīnijas par to, kā mēs varam nedaudz uzlabot sanāksmes.

Apņemiet Pieklājības ielūgumu

Allens saka, ka pētījumi liecina, ka mums vajadzētu vairāk izmantot pieklājīgu ielūgumu. Viena no lielākajām problēmām saistībā ar sanāksmēm patiesībā ir labs nodoms; mēs mēdzam uzaicināt pārāk daudz cilvēku, kuriem nav jābūt. Neuzmanīgs, garlaicīgs dalībnieks satiek indi, bet tajā pašā laikā jūs arī nevēlaties izslēgt kādu, kam varētu būt niansētāks vai pārsteidzošāks iemesls, lai viņi varētu būt telpā. Lai atrisinātu šo problēmu, Allens iesaka uzaicināt pieklājību: uzaicinājumu, kurā jūs ļoti skaidri atzīstat, ka jūs tos uzaicināt tikai kā pieklājību un ka viņi, iespējams, to izlaida. Cilvēkiem patīk izlaist sanāksmes.

Nogalināt statusa pārskatu

Ir pilns tikšanās žanrs, kas ir neticami izplatīts, un tam nav mērķa, Allen saka: “Apaļais robins”, „šeit ir tas, ko visi ir līdz” statusa ziņojumā, kur cilvēki iet apkārt aplī un paskaidro, kas viņi ir sasniegtu konkrētu projektu. Šāda veida informācija būtu jāsadala elektroniski, un ikviena sapulces sasaukšana ir laika izšķiešana. Kā Allens to īsumā norādīja: “Ja vien tas nav saistīts ar projektu, mums nav vajadzīga šī sanāksme.”

Sūdzības, bet ne joki

Tiklīdz notiek tikšanās, Allena atklājumi liecina, ka ir ļoti svarīgi radīt vietu humoram. Smiekli palīdz iesaistīt cilvēkus sarunā, kas veicina līdzdalību (kas, galu galā, ir viss, kas vispirms notiek sanāksmē). Allen saka, ka ir diezgan liels drauds sūdzībām, kas var likties diezgan nekaitīgs („Vai jūs redzēt šodienas satiksme? ”), bet var veicināt atdalīšanās un bezcerības sajūtu.

Neaizmirstiet

Lai gan sapulces, kurās neviens sarunā vai sarunā dominē viena persona, ir acīmredzami problemātiskas, Allens saka, ka pētījumi liecina, ka vislielākā viltība ar tikšanos ir nokavēšanās. Kamēr "būt par laiku" šķiet diezgan acīmredzams protokols, apjomā kurā viena persona, kas ir tikai sešas minūtes vēlu, lai sapulcētu, var novirzīt visu, kas patiesībā ir diezgan šokējoši. Viens no pētījumiem, ko Allens un viņa komanda izskatīja, piemēram, mēģināja atrast atšķirības kultūras attieksmē, kas saistīta ar nokavēšanos visā Ķīnā, Čīlē, Itālijā, ASV, Vācijā un Nīderlandē. Tie visi ir diezgan atšķirīgas darba vietas ar dažādām vērtībām ap darbu, un tāpēc Allena komanda sagaida, ka atradīs kultūras atšķirības attiecībā uz to, cik svarīga bija punktualitāte. Viņi vispār nebija.

„Ir vērojama dramatiska konsekvence, kad sarūgtinās tikšanās,” saka Allens. „Jūs domājat, ka valsts kultūra, viņu dzīve, kas viņi ir kā cilvēks, ietekmētu viņu sanāksmes pieredzes novērtējumu, bet mēs atklājām, ka līdz ar ekonomikas globalizāciju ir bijusi šāda veida globalizācija. biroja telpu vide. ”

Šajos šķelšanās, polarizētajos laikos mēs esam viens no nedaudzajiem viss ir kopīgs, ka mēs vēlamies, lai cilvēki respektētu mūsu laiku. Un, kad esat vēlu, cilvēki ne tikai sēž un sautē par to, kur viņi ir; tie arī attīsta sliktas jūtas ne tikai par šo tikšanos, bet arī par visas sanāksmes nākotnē. Citiem vārdiem sakot, kad jūs nokavējāt tikšanos, jūs ne tikai sagrauj šo sanāksmi cilvēkiem, bet jūs vispirms palīdzat sabojāt savu tikšanos. Kas man atgādina, visticamāk, jet.

Tā ir mūsu pielāgotā versija Stratēģiju biļetens, iknedēļas nolietojums par vispiemērotāko finanšu, karjeras un dzīvesveida padomu, kas jums būs nepieciešams, lai dzīvotu vislabāko dzīvi. Es esmu Džeimss Dennins, inovāciju redaktors Apgrieztā. Ja jums ir jautājumi par naudu vai karjeru, kurus vēlaties redzēt šeit, sūtiet man e-pastu uz [email protected] - un nododiet stratēģiju ar šo saiti!